MAKALAH SISTEM INFORMASI

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah Sistem Informasi Manajemen

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasioanal maupun (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang.perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan -perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu memperoleh informasi yang paling akurat yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan merupakan kegiatan manajerial yang pada hakikatnya merupakan proses pengambilan keputusan dan semua kegiatan tersebut membutuhkan informasi.Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer, termasuk pengelola pendidikan, disediakan oleh suatu sistem informasi manajemen (SIM) yaitu suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajer secara teratur.Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untuk melakukan pemantauan dan penilaian kegiatan serta hasil yang ingin dicapai

B.     Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas , maka permasalahan yang akan diangkat dalam kajian ini adalah sebagai berikut :

Ø  Apakah tujuan dari Sistem Informasi Manajemen

Ø  Bagaimana cara memperoleh informasi yang baik

Ø  Apa kaitannya sebuah system informasi dengan seorang manajer

C.    Tujuan Penulisan

Memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Ø  Mengetahui dan mengerti tentang Sistem Informasi Manajemen

Ø  Mengetahui informasi – informasi apa yang dibutuhkan oleh seorang manajer

Ø  Mengetahui tujuan dari Sistem Informasi Manajemen

Ø  Mengetahui informasi yang digunakan dalam perencanaan, pengendalian dan pengevaluasian

Ø  Mengetahui informasi pengambilan keputusan

BAB II

PEMBAHASAN

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.    Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.

Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil) dan saluran informasi informal (mulut ke mulut).

B.     Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.

Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.

Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena kurang organisasi yang wajar, kurangnya perencanaan yang memadai, kurang personil yang handal, kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.

Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

C.    Kemampuan Sebuah Sistem Informasi Manajemen

Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.

SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer yaitu : pemrosesan data base, pemrosesan data tunggal, pemrosesan on-line atau real time, komunikasi data dan switching pesan, pemasukan data jarak jauh dan up date file, pencarian records dan analisis, pencarian file dan algoritme dan model keputusan serta otomatisasi kantor.

D.    Pengolahan Sistem Informasi Manajemen

Manajemen yang secara umum artinya pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta (objective) atau tujuan-tujuan tertentu dalam Manajemen Sistem Informasi,

Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain

Manajemen memiliki tugas untuk melaksanakan semua kegiatan yang dibebankan organisasi kepadanya. Dengan demikian terjadilah pembagian tugas oleh pemimpin kepada bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi.

1.      Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Ada dua pihak yang terlibat langsung dalam mengembangkan sistem informasi untuk manajemen suatu organisasi yaitu analisis sistem dan manajer. Adapun langkah yang ditempuh untuk mengembangkan sistem informasi meliputi:

Ø  Studi fisibilitas

Ø  Menentukan persyaratan system

Ø  Merancang dan menerapkan system

Ø  Perubahan keorganisasian

Ø  Pengetesan solusi

Ø  Konservasi

Ø  Manajemen proyek

2.      Proses Pengelolaan Data Dalam Sistem Informasi Manajemen

Proses kerja Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu alur proses yang kontinu dari mulai perencanaan sampai dengan umpan balik. Moekijat (1991:41) mengemukakan bahwa: untuk menentukan jaringan yang  efektif bagi suatu Sistem Informasi Manajemen telah disarankan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

Ø   Data atu informasi apakah yang dibutuhkan?

Ø  Bilamana data atu informasi apakah yang dibutuhkan?

Ø    Siapa yang membutuhkan?

Ø  Dimana data atau informasi dibutuhkan?

Ø  Berapa biaya data atau informasi itu?

Pembahasan secara teoritis tentang pemrosesan data, yang meliputi:

1.      Pengumpulan Data

Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

Ø  Melalui pengamatan secara langsung

Ø  Melalui Wawancara

Ø  Melalui perkiraan koresponden

Ø  Melalui daftar pertanyaan

2.      Pengolahan Data

Pengolahan data adalah suatu proses kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan dengan mengikuti serangkaian langkah – langkah perumusan atau pola tertentu, untuk mengubah data tertentu menjadi berbentuk, tersusun, sifat atau isinya lebih berguna.

Aktivitas-aktivitas dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

Ø  Capturing, yaitu pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk, yaitu formuli-formulir kepegawaian, pesanan-pesanan pembelian.

Ø  Verifying, yaitu pemeriksaan, pengecekkan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat

Ø  Classivying, yaitu menetapkan unsur-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang memberikan arti bagi sipamakai

Ø  Penyortiran, yaitu menetapkan unsure-unsur data dalam suatu rangakai urutan khusus atau rangkaian  yang telah ditentukan sebelumnya.

Ø  Summairizing, yaitu menggabungkan unsure-unsur data dalam salah satu dari dua cara, misalkan cara matematika atau logika

Ø  Calculating, yaitu penanganan data secara ilmu hitung atau logika.

Ø  Storing, yaitu menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali apabila dibutuhkan.

Ø  Retrieving, yaitu pencarian samapi ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-data tersebut disimpan

Ø  Reproduksi, yaitu memperbanyak data dari seuatu media ke media lain

Ø  Disseminating-communicating, yaitu penyebaran dan pemindahan data dari suatu tempat ke tempat lain.

E.     Fungsi, Tugas dan Tujuan Sistem Informasi Manajemen

                  Sistem Informasi Manajemen memiliki dua fungsi.

Ø  Fungsi pertama adalah fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal perusahaan secara sistematik yang secra periodic mengalami penyesuaian, seperti data-data penjualan perusahaan secara periodic, barang-barang inventori, biaya harga,  jumlah dan trend produksi, serta jumlah tenaga kerja didalam perusahaan. Dta-data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing, tren pasar, tren demografi termasuk didalamnya perilaku konsumen, hukum-hukum atau undang-undang yang diberlakukan dalam dunia bisnis, setra misalnya perubahan terjadi pada perusahaan penyuplai barang dan transportasi.

Ø  Fungsi kedua adalah pemprosesan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusaan manajemenen. Data-datang yang telah dikumpul kemudian diklasifikasikan, diolah, dan dianlaisis atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan perusahaan. Hasil dari kedua fungsi terseut kemudian disajikan dala suatu bentuk laporan yang membuat informasi-infomasi penting yang yang dibutuhkan perusahaan, terutamanya bagi pengambil keputusan dan manajemen perusahaan.

Selain dari fungsi utamanya Sistem Informasi Manajamen juga mempunyai tugas lain yang penting. Adapun tugas SIM sebagai berikut :

Ø  Pengelolaan Transaksi

Ø  Perencanaan Operasional

Ø  Perencanaa Teknis

Ø  Perencanaan Stategis

Pada kegiatan pertama SIM akan menyajikan informasi untuk fungsi pengelolaan transaksi, penjelasan status dan lain sebagainya. Pada kegiatan berikutnya Sistem Informasi Manajemen akan menyajikan informasi-informasi juga mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Selanjutnya Sistem Informasi Manajemen akan menyajikan informasi unttuk perencanaan takn\tis dan mengambilan keputusan untuk pengendalian opersioanla perusahaan. Pada akhirnya Sistem Informasi Manajemen akan berguna untuk perencanaan startegis dan kebijakan dalam pengambilan keputusan bagi manajemen puncak.

Tujuan Sisitem Informasi Manajemen adalah untuk meningkat efektivitas para menajer yang menggunakan Informasi tersebut. Peningkatan tersebut dapat dilakukan dengan cara :

Ø   Mengusahakan sebanyak mungkin keputusan-keputusan yang diambil sebaai dasar tujuan organisasi.

Ø  Melancarkan semua kegiatan yang bersifat rutin agar dapat mengurai waktu supervisi.

Ø  Memeberi tanda sejauh mungkin sebagai peringatan untuk menghadapi kesukaran yang mungkin timbul diluar dugaan.

Ø  Menyajikan informasi kepada manajer yang akan membantu membuat keputusan yang lebih baik secara cepat dan tepat. Informasi harus jelas kepada manajer yang membutuhkan.

Adapun tujuan lainnya yaitu Sisem Informasi manajemen membantu segala jenis bisnis meningkatkan efesiensi dan efektivitas proses bisnis dalam pengambilan keputusan manajerial dan kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang cepat berubah. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa penjabaran fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

Ø Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

Ø Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

Ø Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

Ø Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

Ø Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

Ø Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

Ø Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

Ø Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

F.     Pengendalian dalam system

Pengendalian dalam sebuah sistem pada dasarnya berarti menjaga agar sistem beroperasi dalam batas prestasi tertentu. Sebuah sistem yang berada dalam kendali  akan beroperasi dalam batas  toleransi yang telah ditentukan.

Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu.

Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan.

Adapun beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut :

Ø  suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan.

Ø  suatu ukuran prestasi aktual.

Ø  suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.

Ø  suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer

Ø  suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk pemilihan jawaban yang tepat.

1.      Pengedalian Umpan Balik Negative

Pengedalian dalam sebuah sistem pada dasr berarti menjaga agar sistem beroperasi dalam batas prestasi tertentu. Sebuah sistem yang berada dalam kendali akan beroprasi dalam batas toleransi yang ditentukan. Sebagai contoh, sebuah sistem produksi automatis adalah terkendali bila masukan bahan dn enerii standart , dan dengan prensentase ketidak sempurnaan dalam batas yang diijinkan. Sebuah sistem yang tak terkendali akan berfungsi diluar batas yang di tentukan karena mekanisme pengaturan tidak bekerja. Pengandalian dengan memakai umpan balik negative biasanya melibatkan empat unsur :

Ø  Sebuah ciri/kerakteristik atau kondisi yang harus dkendalikan . ciri atau kondisi harus dapat diukur dari beberapa keluaran.

Ø  Sebuah sensor untuk mengujur ciri atau kondisi.

Ø  Sebuah unit pengedali yang membandingkan pengukuran dengan suatu standart bagi ciri atau kondisi tersebut.

Ø  Sebuah alat penggerak yang menjalankan suatu isyarat masukan korektif pada pengolahan.

2.      Pengedalian Umpan Balik positif

Umpan balik positif (positive feedback). Menambahkan kekuataan arah gerak sistem . jadi umpan balik positif menyebabkan  sistem mengulai atau memperbesar penyesuaian atau kegiatan , sebagai contoh. Seorang penyedia pemograman mungkin pernah mencoba pengguunaan strutur program modular. Setelah menerapkan nya pada sebuah proyek kecil dan berhasil cukup baik (umpa balik positip), penyelia tersebut mencoba pada sebuah proyek besar, dan lagi brhasil baik. Ia akan meneruskan hal ini sehingga semua pemmograman dilakukan secara ini (suatu keadaan mantap) atau hingga menentukan proyek yang cara ini tidak baik sehingga mengghasilkan umpan balik negative.

Umpan balik dimana sistem mengubah oprasinya bukanlah satu satunya penyesuaian yang dapat dipakai pada sisitem keorganisian . dalam menanggapi umpan balik oraganisasi dapat mengubah standart nya . karena oragnisasi bersifat menuju tujuan dan mengorganisasi diri . maka perubahaan tujuan dapat memnyebabkan perubahan dalam sistem untuk mencapainya

BAB III

PENUTUP

A.      KESIMPULAN

            Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan  kepada pembuatan keterangan keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi atau perorangan.Informasi adalah data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan makna. Sedangkan data merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi yang belum dianalisis.

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat  didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen. Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output).

B. SARAN DAN KRITIK

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kepada semua pihak untuk memberikan kritik dan saran yang membangun demi tercapainya Makalah  yang lebih baik di masa mendatang. Terima kasih.

DAFTAR PUSTAKA

Aktas, A.Ziya;Structured Analysis Ana Design Of Information

Systems,Prentice-Hall,New York, 1987

Ismawanto. 2012. Teori Perdagangan Internasional . http://ssbelajar.blogspot.com/2012/03/teori-perdagangan-internasional.html. Diakses 25 Oktober 2014.

Rahman, Taufiq. 2010. Teori Ekonomi. http://taufiqrachmanug25.blogspot.com/2010/12/makalah-teori-ekonomi.html. Diakses 25 Oktober 2014

Buku:

Wahyudi Kumorotomo Dan Subando Agus Margono. Pengertian-Pengertian Sistem Informasi Manajemen